Edward Tufte ha scritto questo articolo “Powerpoint is Evil” nel 2003, eppure NON devono essere in molti ad averlo letto, se le presentazioni che vediamo ingiro nelle sale riunioni sono ancora così LUNGHE e NOIOSE.
Volendo far qualcosa di buono in tal senso (qualcuno dice che io sia un esperto di Slideware), ho deciso di dirvi alcuni “trucchi” che uso io, e soprattutto citarvi la regola del 10-20-30 di un certo Guy Kawasaki!

Per chi non ha voglia di andarsi a leggere Edward Tufte (Yale), eccovi un breve abstract delle sue tesi anti-powerpoint:”It induced stupidity, turned everyone into bores, wasted time, and degraded the quality and credibility of communication“.

Ma perché Tufte odierebbe tanto una delle mucche preferite da zio Bill?

Perché lo schema standard di una slide powerpoint diventa un “modo di comunicare il pensiero” che da forma al modo in cui le idee vengono trasmesse e recepite. E questo è un modo dove la FORMA, supera il CONTENUTO o -quanto meno- lo plasma perché possa comunque ricadere dentro uno schema preciso.
In particolare è la sequenzialità della narrazione ad apparire di per sé noiosa e poco efficace. Anacronistica direi, nell’era dell’ipertesto e del ClueTrain Manifesto!

Ma non è tutto qui.
L’ aspetto più potente della distruttività di powerpoint si manifesta quando sono mani particolarmente inesperte ad adoperare quello che è un “pericoloso strumento di imbonimento delle menti”.
In questo caso colori lancinanti, animazioni sconquassanti, liste di mille item corpo 9, possono irrimedibilmente irritare il cliente/interlocutore e scatenare manifestazioni più o meno violente nell’uditorio.
In questi casi i commenti divengono LA DISCUSSIONE e si passa dal “mi prendi per scemo” -magari pensato e non detto proprio così- al più semplice “ma quanto dura ancora”, che prelude -di solito- ad un “le farò sapere…” che suona come un “mai più ci rivedremo”.
Ed ecco che powerpoint ha distrutto le vostre opportunità di vendita!

Tra i danni provocati dal powerpoint c’è anche il caso del buon Guy Kawasaki, (re e schiavo, della Garage) affetto da una misteriosa sindrome chiamata ” Ménière’s disease” e che -a suo parere- è data dall’avere ascoltato troppe presentazioni lunghe e mal strutturate.

Per difendere la salute sua e della community dei venture capital, il “vecchio” Guy ha scritto questo divertente e illuminante articolo ed introdotto la cosidetta regola del 10/20/30.

La regola di Guy dice:
- una presentazione NON deve prendere più di 10 slides
- non deve “durare” più di venti minuti (per dare spazio alla discussione)
- deve essere scritta in corpo 30! (e voglio vedere quanto testo riuscite a mettere in una slide!)

Cosa ne penso io?
Dette da uno che dice “governa come un Re, lavora come uno schiavo”, le parole di Guy mi sembrano più vicine al “mettere” del buon senso di quante non siano vicine al toglierne.

Tra l’altro, anche a me piace usare frasi che suonano come dictact (e che vanno contestualizzate e filtrate dal buon senso di chi le riceve) ed una di queste è:”le presentazioni autoesplicative NON si fanno!“.

Per giungere a questa mia personale e monolitica visione del ruolo della presentazione powerpoint mi c’è voluto del tempo. Prima di “chiudermi” in questo pensiero, ammettevo possibili eccezioni tipo:
- non è previsto che vada nessuno a presentare quindi… quindi serve autoesplicativa
- sarà usata al loro interno per condividere/analizzare l’offerta… quindi serve autoesplicativa
- non sarà un tecnico a presentarla… quindi serve autoesplicativa
- è utile dare una immagine consulenziale forte e quindi…. servono TROPPE slide!

Ebbene,
Io credo che quando esistono “necessità” come quelle sopra elencate, si sia vicini ad una mancata vendita e/o ad una vendita che viene realizzata NON CERTO perché il Powerpoint era auto-eplicativo! Insomma, dal mio punto di vista, alla fine di tutte queste eccezioni, nessuna è vera.

Come dovrebbero essere fatte dunque le presentazioni?
1 - Innanzitutto ho detto “presentazioni” e non “i powerpoint” o “le presentazioni powerpoint”.
Powerpoint è soltanto UNO STRUMENTO!
Ho visto gente (grande Max) gestire “n” powerpoint a partire da una unica Mappa Mentale disegnata con (MindMaps o con OmniGraffle)!

2 - Le presentazioni sono PERFORMANCE. E’ Teatro. Vive dell’interazione con il pubblico! In tal senso, l’impostazione “frontale” da didattica reputo ALLONTANI la possibilità di creare relazioni attorno al tavolo. E qui andrebbe aggiunta una nota sulla distribuzione spaziale che le persone dovrebbero tenere per non creare schieramenti, enfatizzare “Posizioni” attese, etc.

3 - Il RITMO di una presentazione è la chiave fondamentale. Come in una canzone: INTRO, STORIA, RITORNELLO, CHIUSURA!
a) L’intro deve chiarire gli attori ed il contesto
b) La Storia (densa, concisa e seducente) deve far vedere (più che raccontare) il progetto
c) Il ritornello ha il compito IMPORTANTISSIMO di ribarire le TRE informazioni chiave e creare il crescendo.
d) La chiusura -che è FONDAMENTALE fare- deve chiarire qual’è il passo successivo per cominciare a fare sul serio, coinvolgendo le persone già nel dibattito del COME fare (e non fermandosi sul SE).

Certo, tutte le regole, mie, di altri o di Gui Kawasaky mostreranno sempre qualche limite, ma alcune consapevolezze vanno mantenute: il minimalismo di per sé non paga. Il creare l’ambiente utile a sviluppare una discussione informata, SI. Perché se “i mercati sono conversazioni”, allora ogni presentazione NON può essere un monologo. L’unico obiettivo della presentazione è e rimane il condividere le informazioni necessarie per la discussione successiva. Niente altro.

Per chi vuole tenersi aggiornato… PresentationZEN è un punto di riferimento!

da PresentazionZEN: It’s all communication! Websites, intranets, message boards, email blasts, blogs, developer conferences, sales presentations, and CEO keynotes — it’s about communicating. It all matters. Whether it’s a blog, an e-news letter, or a presentation, what audiences and customers yearn for from organizations is authenticity and transparency, simplicity, and a real human, emotion-without-the-BS approach to communicating. A real conversation…for a change.

Altre fonti utili:
- Seth Godin (il guru del permission marketing) ha da dire la sua: Really BAD Powerpoint

- The Colossal Mistakes of a PowerPoint Implementation: An Insider’s Story
by Cliff Atkinson

- E se proprio volete usare Powerpoint, c’è sempre la possibilità di leggere “Beyond Bullet Points: Using Microsoft PowerPoint to Create Presentations That Inform, Motivate, and Inspire”

- sul fronte della teatralità, ecco i tip’n tricks delle presentazioni a quattro mani (o due teste)

ps. Edward Tufte è una delle menti più brillanti che abitino il pianeta.
I suoi libri sulla “rappresentazione visiva delle informazioni” sono dei capolavori. Se io potessi, mi andrei -di corsa- a vedere uno dei suoi corsi di un giorno. Persino il suo sito è architetturalmente bello! (merito anche di Dariene Hunt)