Ho spesso a che fare con aziende piccole e medie dove non sono disponibili budget faraonici per produrre un sito web, e sopratutto dove NON ci sono pratiche organizzative tali da rendere semplice le interazioni tra le varie aree dell’azienda che dovrebbero generare idee e realizzare il sito stesso. Ecco una possibile soluzione.

Non tutte le aziende possono permettermi uno spiegamento di professionalità dedicate e tecnologie proprietarie da Fortune 500, e non a tutte le aziende può bastare un cms freeware ed un volenteroso giovane webmaster.

In mezzo a questa forbice ci sono -soprattutto in Italia- decine di migliaia di piccole e medie aziende che NON possono permettersi di rivolgersi TROPPO all’esterno e non hanno -più le competenze- l’esperienza e le metodologie per risolvere i loro problemi valorizzando le risorse interne all’azienda.

Tipicamente, si tratta di società dove NON è possibile indicare UN SOLO responsabile per il web senza “perdere” con questo gesto la spontanea adesione di altri. Piuttosto che aziende dove la parte tecnologica viene troppo poco e tardivamente coinvolta, piuttosto che lasciata egemone. Andando dunque incontro i-n entrambi casi- ad un fallimento scontato.

Ebbene,
per tentare di salvaguardare ed anzi amplificare quell’artigianalità del fai-da-te che si respira in queste aziende, e contemporaneamente dare un po’ di metodo e pesi all’intero del “Lifecycle“, credo di possa “ripescare” il metodo Zefer ed coniugarlo con quelle che erano alcune delle idee circolanti nella fù Altoprofilo.

Ha senso parlare di “Lifecycle” perché “un sito NON è mai finito”!
Per cui, quello che un buon processo di gestione di progetto dovrebbe descrivere, NON è una sorta di processo che descrive un INGRANAGGIO MECCANICO in cui -una fase di lavorazione dopo l’altra- il sito prende passa dallo 0 al 100% di completamento. In un realtà più piccola e fluida, ha più senso parlare di quale MODALITA’ possa consentire a tutti di contribuire al progetto, scandendo -in modo naturale- il tempo ed il peso opportuno per ogni evento.

Ma forse è più facile da mostrare che non da descrivere.
Il Lifecycle poco sotto è una sorta di tabellona dove nelle colonne ritroviamo quello che è conosciuto come “il metodo Zefer”, che divide il progetto nelle seguenti fasi:

- ENVISION, fase in cui si crea il documento di Brief che raccoglie TUTTE le istanze a cui il sito dovrà rispondere e che tiene conto soprattutto della strategia aziendale, del posizionamento sul mercato, dei tipo di target, del brand, etc
- ARCHITECT, fase in cui i progettisti devono “tradurre” le direttive del brief in una serie di attività concrete e ben pianificate ed orchestrate. Ad esempio, in questa fase vanno: redatti ed organizzati i contenuti; individuate le opportune soluzioni tecniche; scelte le features di dettaglio; regolamentati tutti i processi che porteranno -nelle fasi successive- alla realizzazione del sito.
- BUILD, fase di realizzazione tecnica
- LAUNCH, fase di lancio del sito (determinante per il successo dello stesso che vi sia una opportuna azione di marketing e comunicazione)
- MANTEINANCE, fase di mantenimento in cui va previsto un opportuno meccanismo di “evoluzione“.

nota: Zefer era una società di ebusiness consultancy con sede nel Massachussett, ed affondata durante la new-economy (nonostante la grande qualità della vision del suo fondatore).

All’organizzazione concettuale alla Zefer io ho personalmente provveduto a fare alcune aggiunte, trasformando la lista di fasi, in una vera e propria “metodologia” per condividere idee e tenere il progetto sotto gli occhi di tutti.

Ecco come fare in pratica:
Al tabellone con le 5 colonne ISPIRATO al modello di Zefer vanno aggiunte “n” righe e il tutto va stampato il più grande possibile ed appeso alla parete della sala dove tipicamente si tengono le riunioni interne.
Le righe devono essere pensate per accogliere dei post-it che contengono suggerimenti e idee utili ad una specifica fase del progetto, e che CHIUNQUE si può sentire libero di scrivere ed apporre sul tabellone.
Il numero e la natura di queste righe può subire modifiche a seconda delle specificità del progetto o dell’azienda, e nel grafico io ho inserito le componenti più “standard”.

In pratica, le righe, rispondono al tentativo di “bilanciare” i diversi contributi: “tecnici”, “strategici”, di “design”, sia per competenza che per fase di sviluppo del progetto.

Per completare il tazebao -sotto a tutto- va messa la “Linea del tempo”, con l’indicazione di deadline, milestones e -soprattutto- l’indicazione del punto in cui il progetto si trova a quel momento.

nota: dato che il progetto è ricorsivo, si possono mettere post-it anche in fasi già “superate” dal progetto, ma questo coinvolge la gestione della fase di evoluzione (manteinance) di cui qui non c’è spazio per parlare.

Anche se questa rappresentazione NON rappresenta un GANTT di progetto (che è invece uno dei documenti che va prodotto in fase di “architect”) esistono “n” occorrenze per le quali è’ il caso di porre una annotazione sulla linea del tempo. Così come può essere utile COLLEGARE POST-IT appartenenti a fasi diverse del progetto, per evidenziarne il legame e la necessità di far collaborare le persone coinvolte nelle diverse fasi.

Questo metodo è contemporaneamente “collaborativo” e capace di aggiungere ordine in modo naturale. Ad esempio, se io ho una idea sul COME realizzare tecnicamente (ex. flash/xml) una certa animazione che è necessaria per rispondere ad una esigenza di marketing che vuole una animazione specifica sul sito, mi è facile intendere QUANDO ha senso che io dia priorità a quell’aspetto tecnico rispetto -ad esempio- ad una riunione che si sta concentrando su altri temi.

Il tentativo è di NON escludere nessuno e -allo stesso tempo- dare un peso che cambia di fase in fase (nel tempo) alle istanze che vanno prese in considerazione.

Così -se questa roba funziona- potremo sin da subito tener conto di tutti i suggerimenti e -al contempo- concentrarci su ognuno di essi al momento giusto.
A molti di voi potrà sembrare poco, ma questa semplice “organizzazione di buon senso” ha avuto spesso grande successo nel valorizzare tutti i contributi interni ad una PMI, senza perdersi in conflittualità interne o -più semplicemente- perdere tempo in riunionismi che si arrotolavano su se stessi.

Certo, si tratta di un metodo tutto pratica e poco teoria. Un metodo che va “gestito” con intelligenza (magari con un unico consulente esterno che fa da regista della situazione) e continuità, ma anche capace di dare a disposizione un filo rosso da seguire a chi non ha la necessaria esperienza per “fare”.

Vi sembra poco?
;)

PS. per chi volesse essere un po’ meno “artigianale”, ecco come si è evoluto l’originale metodo Zefer